关于印发北部湾大学公文处理办法的通知

时间:2021-10-19 14:53:58 来源: 阅读数:

北部湾大学公文处理办法

第一章总则

第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化, 根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和 《教育部公文处理规定》(教办〔2013〕7号)精神,结合我校实际,制定本办法。

第二条本办法所称公文,校内公文是指我校各处室、各二级学院(部)、教辅单位、附属单位等(简称各单位,下同)在教 学、科研、管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务 文书;校外公文是指从广西壮族自治区教育厅收文系统、广西壮 族自治区党委安全信息交换系统、钦州市政府系统电子政务专网 等网上收文系统下载的电子公文及校外行政机关、企事业单位、 群团组织领取(送达)的纸质公文和电子公文。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档 等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当严格执行国家保密法律、法规和我校 有关规定,坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原 则,做到及时、准确、安全。

第五条 各单位应当高度重视公文处理工作,加强对本单位 公文处理工作的领导和检查,强化工作人员公文素养和能力建设。 各单位应当指定具有较高政治和业务素质的人员专门负责公文处 理工作,提高公文处理质量。建立公文处理培训交流机制,将公 文处理培训作为入职培训和工作人员岗前培训的内容,并纳入在 职学习、培训工作。

第六条学校办公室是学校公文处理的管理机构,主管学校 公文处理工作,并对学校各单位的公文处理工作进行服务指导、 督促检查。

第二章公文种类

第七条学校常用公文种类主要有:

(一) 决定

适用于对学校重要事项做出安排,奖惩有关单位及人员,变 更或撤销有关部门不适当的决定事项。

(二) 通知

适用于转发上级领导机关的公文;传达需要各单位办理、执 行或者周知的事项(包括学校规章制度、各类工作方案等);任免人员。

(三) 通报

适用于学校表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要 情况。

(四) 报告

适用于向上级机关汇报工作或校内各单位向学校汇报工作、 反映情况,答复询问。

(五) 请示

适用于向上级机关或各单位向学校请求指示、批准。

(六) 批复

适用于答复学校各单位请示事项。

(七) 意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)

适用于与不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请 求批准和答复审批事项。

(九) 纪要

适用于记载和传达会议情况与议定事项。

第三章公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发 文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件 说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、 印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)发文机关标志。发文机关标志应当使用发文机关全称, 以学校名义印发的上行文和下行文,使用“北部湾大学文件”公 文版式;以学校名义印发的平行文,使用“北部湾大学”信函式 公文版式;学校下属单位上报的请示、报告,应使用印有该单位 全称的公文版式。

(二)发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置, 居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称, 用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01,在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空号一字编排,与最后一个签发人姓 名处在同一行。

(三) 签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组 成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人” 三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

上行文,应当注明签发人姓名,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。下行文的发文字号在发文机关标识下空2 居中排列。函件的发文字号标识在公文标题的右上角。学校发文 类别有:

1.以学校名义向校外行文,用“北部湾大学上报文件“北 部湾大学(函)”公文版式。

2.以学校名义向校内各单位发文,用“北部湾大学文件”公 文版式。

3.以学校办公室名义向校内各单位发文,用“中共北部湾大 学委员会办公室文件” “北部湾大学办公室文件”公文版式。

4.校内各单位向学校上报的请示、报告和相互行文,使用印 有该单位全称的公文版式。

(四) 公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内 容并标明公文种类,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标 点符号。标题一般用2号小标宋字,编排于红色分割线下空二行 位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列 对称,长短适宜,间距恰当。

(五) 主送机关。主送机关指公文主要受理机关,应当使用全 称或规范化简称、统称。主送机关标识在标题下空1行,居左顶 格,用仿宋3号字体,机关名称后标全角冒号。

(六) 正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋字体, 编排于主送机关名称下一行,每自然段左空二字,回行顶格。

1.文中结构层次序数依次用“一、” "(一)” “1.” "(1)” “标注。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层 用仿宋体字标注。

2.公文应当使用国家法定计量单位。

3. 公文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使 用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准 确的中文译名。

4. 公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用 语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外,应当使用阿拉伯数字。

(七)附件说明。公文如有附件,应在正文下空一行左空二 字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”);附件名 称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时,应当与上一行附 件名称的首字对齐。

(八)发文机关署名、成文日期和印章。

1. 单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准 居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成 文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章 顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

2. 成文日期。成文日期一般右空四字编排,印章用红色。成 文日期中的数字用阿拉伯数字将年月曰标全,年份应标全称,月、 日不编虚位(即1不编为01 o

3. 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时,可 采取调整行距、字距的措施解决。

(九)附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日 期下一行。

请示性公文应标注联系人的姓名和电话。居中用“(y注明 联系人的姓名和电话。

(十)附件。附件应当另面排版,并在版记之前,与公文正 文一起装订。“附”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在 版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序 号和附件标题应当与附件的说明表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格 编排公文的发文字号并在其后标注“附”二字及附件顺序号。

(十一)抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要知晓或执 行公文内容的上级、平级机关。抄送机关应当使用全称或规范化 简称、统称。

如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日 期之上一行、左右各空一字编排。“抄”二字后加全角冒号和抄 送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名


称后标句号。

(十二)印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4 号仿宋体字,编排在末条分割线之上,印发机关左空一字,印发 日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称, 月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印”二字。

(十三)页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公 文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,页码数字格式为 一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双 页码居左空一字。空白页和版记页均不排版页码。公文的附件与 正文一起装订时,页码应当连续编排。

第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。一般每页排印 22行,每行28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 公文的汉字从左到右横排。左侧装订。

第四章发文办理

第十条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草 拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。

第十一条 公文的起草。公文应当由掌握政策、熟悉业务、 了解全局的人员负责起草。重要的公文应当由部门主要负责人亲 自起草或学校分管领导主持起草。

起草公文必须严肃认真,应当遵照以下原则:

(一)符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策,完 整准确体现发文意图,并同现行有关公文相衔接;

(二) 一切从实际出发,深入调查研究,充分进行论证,广 泛听取意见,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行;

(三) 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清 楚,文风朴实、字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(四) 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与 主送机关的行文关系确定。

第十二条公文的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范 围确定。

(一) 中共北部湾大学委员会、北部湾大学可以向上级党政 组织和下级党政组织行文。

(二) 学校办公室根据学校党委和行政授权,可以向学校校 属党政各单位各部门、校属各单位各部门行文。

(三) 党委和行政其他部门(学校各职能处室)在各自职责 范围内可以向学校校属党政各单位各部门、校属各单位各部门行 文通报情况、安排专项工作。

(四) 中共北部湾大学纪律检查委员会可以根据隶属关系向 上级纪委行文。

(五) 北部湾大学工会委员会,可以根据隶属关系向上级或 下级工会组织行文。

(六) 共青团北部湾大学委员会,可以根据隶属关系向上级 或下级共青团组织行文。

(七) 校党委和校行政各业务部门之间一般不得互相行文, 各单位一般不得越级行文。

(八) 不相隶属机关之间一般用函行文。

(九) 同级党委、直属党支部、行政部门必要时可以联合行 文。

(十)学校各单位可行文向学校党政进行请示、报告。

第十三条 行文应当确有必要,讲求实效,严格控制公文数 量。

凡属以下情况的,不再制发公文:国家法律法规和党内法规、 已作出明确规定的;现行公文仍然适用的;就某项工作已作出安 排部署、有关部门已明确任务的;对工作表态、没有实质性内容、 可发可不发的;某项工作的政策已经明确,执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法, 申已有规定、要求的;使用电话、传真的。







 





 





 





    第十四条 各单位向学校请示问题,请示事项涉及其他部门业务范围时,应当协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送学校办公室按规定程序处理,不 应直接送领导者个人。

第十五条以学校名义上报的公文,应根据上报事项的内容 由相关处室或二级学院草拟。拟稿部门草拟公文后,依照“北部 湾大学发文稿纸”的栏目认真填写有关内容。“拟稿部门” “拟稿 ” “领导签名” “文件标题” “主送单位”由拟稿单位填写并注明 日期,需要会签的,由拟稿单位送会签单位会签。落实上级文件 或上级机关领导同志批示的情况报告,应当附上级文件或上级领 导同志批示复印件。除直接向学校办公室呈送纸质文件外,拟稿 部门同时必须通过学校办公室邮箱报送电子文档。电子文档必须 和纸质文件相一致。

第十六条 公文的审核。学校办公室负责对公文稿登记、审 核并送学校领导审批签发。拟印发公文由拟稿部门领导审核签字 后,交学校办公室登记、核稿。审核重点:行文理由是否充分, 行文依据是否准确;公文格式和行文规则是否符合规定;内容是 否符合国家法律法规及有关规定;发文意图是否完整准确体现; 所提措施和办法是否切实可行;涉及其他部门职能的是否协商会 签;附件是否齐备;遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数 等是否准确规范等。

对不符合行文规则的公文,学校办公室可将上报公文退回拟 稿单位修改后方予以受理。

第十七条公文的签发。以中共北部湾大学委员会或者北部 湾大学名义印发的上行文,经分管领导审核后,由学校党委书记 或者校长签发。

以中共北部湾大学委员会名义印发的平行文、下行文,一般 由学校党委书记签发。以北部湾大学名义印发的平行文、下行文, 一般由学校分管领导签发。其中,重要事项和重要规范性公文, 经校长签发或者审阅后印发。

以党委办公室、校长办公室名义印发的平行文、下行文,一 般由党委办公室、校长办公室负责人签发。其中,重要事项和重 要规范性公文,须经学校领导签发或者审阅后印发。

学校各部门在各自职责范围内通报情况、安排专项工作的公 文,由相关单位负责人签发。如需以学校名义发文,须报学校批 准,如审核后确定不需以学校名义印发的,退回拟稿单位由拟稿 单位自行发文。

第十八条未经签发的公文一律不得下发或上报。经签发的 公文,不得随意删改。如有疑义,可向签发人提出意见,经签发 人同意后才能更改。

第十九条公文的发布。以学校名义发布的公文,经学校领 导审批签发的公文稿,由学校办公室进行编号排版。拟稿人对编 排稿校对无误后,学校办公室检查无误后打印制成公文。制成的 公文及领导修改、签发的原件存放在学校办公室并按《北部湾大 学档案管理制度》的要求整理(立卷)归档;形成的公文电子文 档在电脑标识保存。电子公文由学校办公室负责在学校0A系统发 布。

除涉密公文或者有特殊要求外,所有公文应按信息公开有关 规定主动公开。

学校规章制度的制定修改、印发公布,按《北部湾大学规章 制度管理办法》执行。

第五章收文办理

学校收文包括外来文件的收文和校内单位报告、请示的收文


办理。具体处理程序如下:

第二十条 签收、审核。收到需办理的外来文件,由学校办 公室进行贴签办理,如属职能处室主管的事项,转相应职能处室 办理。各职能处室直接获得或相关人员参加会议时获得的公文, 应及时交学校办公室进行贴签办理。签收公文应当逐件清点,如 发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。

第二十一条 登记、编号、贴签。学校办公室根据来源的不 同,对公文进行分类登记、编号、贴“北部湾大学文件处理笺” (校内请示报告)“北部湾大学外来文件阅办单”(外来文件), 并填写相应内容。

第二十二条拟办。由学校办公室对要办理的公文提出拟办 意见。

第二十三条批办。由校办按拟办意见将公文送学校领导阅 (示)。如需相关职能处室提出办理意见,由相关职能处室提出办 理意见后,呈送学校领导审批,按学校领导审批意见转承办单位 办理,必要时提交校长办公会或党委会讨论。公文经学校领导批 示后,学校办公室根据批示返回报文单位或送交有关单位办理。

第二十四条承办。按学校领导批示意见,转承办单位或相 关单位阅知或办理。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作 需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本部门负 责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当 明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的 公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办 理完毕。

第二十五条 催办。学校办公室和呈送单位应及时了解掌握 公文的办理进展情况,督促承办单位按领导批示及公文要求按期 办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

第二十六条归档。按年度将办结回收的公文移交学校档案 室。

第二十七条 急件的办理。对于特别紧急的公文,应当遵循 “急事急办”原则,灵活采取各种方式进行处理,确保公文办理 的时效性,相关手续及程序可根据公文的具体情况,随后补充办 理。

第二十八条 密件的办理。收发、传递密件须由专人负责, 并按有关保密规定并遵循“工作需要知悉”和“知悉范围最小化” 原则进行传阅:发至市地师级的,校领导传阅;发至县团级的, 处级以上领导传阅;传阅密件要专夹传阅。传达、阅读密件时, 必须在符合保密要求的办公场所进行,确需在办公场所以外阅读 的,须遵守有关保密规定,不准将密件带回家中或带到公共场所 阅办。传阅文件应当办理登记、签收手续,以随时掌握文件去向。 密件的存放地点必须满足“三”要求,即(铁门、铁窗、铁柜) 等保密防范设施。销毁秘密文件须经领导批准,并登记造册,专 人护送。

第二十九条 学校各单位报送公文时,属于主管职能部门职 权范围内的具体事项,报文单位应当直接报送主管职能部门处理。 公文办理涉及其他职能部门的请示事项,有关职能部门会签后, 送主管职能部门办理。对在主管部门权限范围不能办结的,及时 协商报文单位并提出办理意见和建议,报请分管校领导批示。超 出受理职能部门权限的,职能部门应注明原因、提出具体处理意 见及建议,送达学校办公室登记办理。学校办公室根据公文内容 及相关部门的处理意见提出拟办意见,报请学校领导决定。

第三十条 承办单位审批公文时,对有具体请示事项的,主 批人应当明确签署意见、姓名、审批日期和联系人及联系电话, 其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十一条学校各单位向学校呈报的公文,除送书面材料 外,同时要通网络协同办公系统报送电子文档。

第三十二条 学校各单位应指定专人做好文件的签收、登记、 批办、催办、承办、归档的记录和管理。

第三十三条办结期限。外来文件根据来文办理期限要求办 结;校内请示件中,凡属职能部门权限范围内直接处理的问题, 应在3个工作日内答复请示单位;需报送校领导决定的,应交学 校办公室登记办理,经主管校领导批示后由学校办公室及时转交 职能部门办理,职能部门及时按校领导批示给予解决或在7个工 作日内答复。个别问题因特殊情况不能及时处理的,职能部门也 应在7个工作日内向请示单位说明。学校办公室按办结期限对文 件处理进行催办。对于特别紧急的公文,应当遵循“急事急办” 原则,按“急”办理程序办理。

第六章公文立卷归档


第三十四条公文办理完毕,应当根据《北部湾大学档案管 理办法》的相关规定,及时整理(立卷)、归档。

第三十五条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特 征和保存价值分类整理,能正确反映本部门的主要工作情况,便 于保管和利用。

第三十六条归档范围内的公文应当确定保管期限,按照《北 部湾大学档案管理办法》规定定期向档案部门移交。

第三十七条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字 迹必须符合存档要求。

第七章公文保密

第三十八条公文处理应当严格遵守《中华人民共和国保守 国家秘密法》及有关保密法规,严格执行保密制度,遵守保密纪 律,做到不泄密,不遗失文件。重要资料、文件的作废严格执行 销毁制度。

第三十九条 在拟制公文时,应当按照公文的内容和工作需 要,严格划分密与非密的界限。对于需要保密的公文,密级的确 定、变更和解除按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人 民共和国保守国家秘密法实施办法》执行。

第八章附则

第四十条 本规定由学校校长办公室负责解释。

第四十一条 本规定自印发之日起施行。

 

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