北部湾大学合同管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》合同编、《北部湾大学“三重一大”决策制度实施办法》《中国共产党北部湾大学常务委员会议事规则》《北部湾大学校长办公会议事规则》等法律法规和学校规章制度，结合学校合同管理工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指学校开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。包括学校对外订立的合同（协议），以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

第三条 本办法所称合同管理，包括：

（一）合同管理制度、配套文件的制定与修改；

（二）合同的订立审核与授权；

（三）合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；

（四）合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导；

（五）对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行的监督、检查。

第四条 办理合同工作过程中应当遵循下列原则：

（一）最大限度维护学校合法权益；

（二）依法签订合同，保证合同的合法性；

（三）切实履行合同，保证合同的有效性；

（四）妥善保存合同，保证资料的完整性；

（五）及时处理合同纠纷。

第五条 学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。

第六条 未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第七条 学校合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章 合同管理职责

第八条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。

第九条 学校法律事务办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：

（一）制定学校合同管理制度，指导合同归口管理部门、合同承办部门做好合同制度执行等合同事务；

（二）为合同归口管理部门、合同承办部门办理合同事务提供法律咨询服务；

（三）对合同承办部门、合同归口管理部门提交的合同进行法律审核，提出法律意见；

（四）按规定出具学校法人授权委托书；

（五）负责对归口管理以外的其他合同进行备案；

（六）指导协调归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷；

（七）学校合同管理的监督、检查工作；

（八）定期对归口管理部门和承办部门工作人员开展业务培训；

（九）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第十条 学校法律事务办公室负责对接学校法律顾问。学校聘请常年法律顾问，协助学校起草、修改、审查合同，参与重大合同的谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼。

第十一条 合同归口管理部门是指学校授权相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要职责包括：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；明确主管业务范围内的合同分类及相应承办部门及承办人的具体职责；

（二）负责业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查；

（三）参与处理业务主管范围的合同纠纷以及法律诉讼；

（四）起草、拟定业务主管范围内各类格式合同范本；

（五）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第十二条 合同承办部门是指学校各单位、各部门，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为合同承办部门直接承办有关合同。合同承办部门主要职责包括：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同相对方当事人的主体资格、资质、资信、履行能力等资信调查；

（三）负责合同的洽谈和文本起草，合同审查、送审、修改、报批；

（四）将合同及时提交归口管理部门备案，提交学校档案馆存档；

（五）合同履行监控、记录、通知、催告与报告。负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（六）处理合同纠纷，合同结案所有材料归档；

（七）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第十三条 合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办部门须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门、本单位在编或在岗工作人员。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

第三章 合同归口管理

第十四条 学校各职能部门按其职责范围对合同进行归口管理，提出审查审核意见和建议，对承办部门的合同行为进行管理。

（一）校长办公室负责管理会务接待合同、法律服务等合同；校友办负责捐赠合同。

（二）组织部负责管理干部培训、扶贫开发等合同。

（三）宣传部负责管理宣传、广告服务等合同。

（四）学生工作处负责管理学生事务等合同。

（五）保卫处负责管理与安保、消防、交通设施、军训等合同。

（六）教务处负责管理本科层次的办学合同，包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、全日制本科教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设等合同。

（七）科技处负责管理科研项目合同及技术开发、技术转让、咨询和服务、论文发表、出版等合同，包括纵向及横向科研合作及科研成果转化、国际科研合作等合同。

（八）发展规划处负责校地合同、对口支援等合同；学校与国家机关、政府部门、企事业单位、科研机构等签订的各类框架性协议等。

（九）研究生处负责管理研究生层次的办学合同，包括合作办学、联合培养、研究生招生、研究生挂职实践基地、教材刊物出版、承接上级考试任务等履行日常管理需要签订的合同。

（十）人事处负责管理各种人事、劳动、高层次人才等合同。

（十一）国际交流处负责管理境外合作交流框架协议、中外合作办学、境外本科生、研究生联合培养交流、涉外事务接待等合同。

（十二）财务处负责管理借贷、财产保险、银校合作等合同。

（十三）国有资产管理处负责管理批量集中采购、网上竞价、协议供货、定点采购等政府采购项目和招标采购项目、校内询价采购项目、资产处置、场所租赁、无形资产使用等合同。

（十四）审计处负责管理与委托审计服务相关的合同。

（十五）后勤基建处负责管理基本建设、装修改造、绿化工程等合同，以及后勤服务集团需对外签订的合同。

（十六）校团委负责管理校学生会、研究生会、学生社团、学生组织开展学生活动等对外合作合同。

（十七）继续教育学院负责自学考试、网络教育、成人学历及非学历教育、各类专业干部教育培训、成人教育合作办学等合同的管理。

（十八）创新创业学院负责管理全校师生创新创业教育及实践活动（含培训、辅导、项目管理、课程及教材建设、基地建设等）内部及对外合作合同；负责管理职业技能培训及鉴定工作的对外合作合同。

（十九）图书馆负责管理各类书刊资源的采购、服务等合同。

（二十）网络与教育技术中心负责管理网络、信息技术服务等合同。

（二十一）各职能部门负责管理其职责范围主管事务的合同归口管理工作。

涉及两个或以上部门的，各部门均应作为归口管理部门，履行相应的管理职责。

第四章 合同文本管理

第十五条 合同金额在2万元以下并即时清结的合同，可不采用书面形式订立合同。学校另有规定的，依照规定办理。除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以合同书形式订立。

第十六条 学校推行使用格式合同文本，加强对非格式合同文本的审核。与格式合同内容、条款等不一致的合同为非格式合同。

第十七条 合同归口管理部门针对若干类型合同制定格式合同，报学校法律事务办公室审核备案，逐步建立格式合同示范文本库。学校法律事务办公室定期对各类格式合同范本的使用情况进行检查，并会同合同归口管理部门根据实际使用情况进行修订。学校加强对非格式合同、对格式合同有实质性修改的合同的审查审核。对外订立合同时，学校已制定格式合同范本的应当优先适用，国家或行业有标准合同文本的，应优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改，报学校备案。法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第十八条 格式合同文本如果涉及重大条款变动，根据承办部门或归口管理部门需求报学校审定。

第十九条 合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释，涉及数字、日期时应注明是否包含本数，涉及金额的数字应同时注明大写。

第二十条 合同条款应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款：

（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务、联系方式。

（二）标的。

（三）数量。

（四）质量。

（五）价款、报酬及其支付，包括计算方法、支付进度、结算方式等。

（六）履行期限、进度要求、地点和方式。

（七）验收标准及方法。

（八）违约责任，包括违约金或赔偿金的计算方法等。

（九）解决争议的方法。

（十）合同签订的时间、地点。

（十一）合同应当明确约定各方当事人的通信地址、联系人及联系电话、电子邮件，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知和文书送达。

（十二）其他根据合同实际情况应当具备的条款，包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益分成、保修、保密、合同生效和解除条件等。

第五章 合同分级、审批和签订

第二十一条  为优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。

第二十二条 重大合同：

（一）申请成立法人或其他社会组织的；

（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；

（三）开展对外合作办学重大项目的；

（四）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；

（五）合同涉及“三重一大”事项的；

（六）其他法律关系较为复杂、合同标的额较大或对学校利益有重大影响的合同。

第二十三条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

第二十四条  原则上重大合同依次经承办部门、合同归口管理部门、法律事务办公室、分管校领导、校长办公会或党委常委会环节审核、审查、审批。

第二十五条  原则上一般合同依次经承办部门、合同归口管理部门、法律事务办公室、分管校领导环节审核、审查、审批。

第二十六条 合同金额10万元以下且采用格式合同的合同由归口管理部门审批。经济合同达到审计起点金额的必须经审计处会签。合同标的额50万元及以上的经济合同、涉及学校重大利益的合同必须送学校法律顾问审查。

第二十七条 应采用招投标、政府采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律规定和学校规定办理。学校出台有单项或专门管理规定的事项包括纵向和横向科研项目合同、科研经费使用、专利工作、科技成果转化、学术著作出版、国有资产出租出借、基本建设和修缮工程等，应当依照有关审批管理规定办理。

第二十八条 对重大合同和一般合同，学校法律事务办公室可以对接学校法律顾问，可聘请法律专家、委托律师提出论证意见，合同归口管理部门、合同承办部门参与会商。

第二十九条 合同承办部门应对合同相对人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行全面审查，对合同的标的、数量、履行期限、质量要求等内容进行审核，并落实合同的经费来源。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行特定合同应当具备相应的资质、许可条件的，合同承办部门和承办人应当要求合同相对方出具相应资质证书或证明文件并进行核验。

提交合同审核申请前，合同承办部门和承办人应在“全国法院被执行人信息查询系统”“失信被执行人查询系统”查验合同相对方是否存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的，应在合同报批时注明。

第三十条 合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。

第三十一条 合同承办部门提交审核的合同，通常应提交《合同审批表》、合同文本（涉外合同应提交中文文本）、合同相对方证照复印件、合同背景材料（合作背景、合同目的、合同相对人资信状况、履约能力、风险防范等）、续签合同的评估报告等相关送审材料。

对不按审核要求提供上述资料的，归口管理部门、法律事务办公室不予审核。特殊情况下无法提供上述材料的，经分管校领导批示后，归口管理部门、法律事务办公室才能对合同进行审核。

一般承办部门要提前5-10个工作日进行合同送审。紧急特殊情况提交送审的，需经学校领导批准。

第三十二条 合同文本通过审定后，在实际签订时对合同条款有实质性变更的，应重新履行报批程序。

第三十三条  合同涉及多个合同承办部门的，由合同主要承办部门协调各相关部门会签后再进行报批程序。

第三十四条 合同承办部门应根据各审核意见修改完善合同文本。合同承办部门不同意修改合同文本的，应当书面说明理由，并将合同文本修改情况向学校分管领导汇报。最终获审定的合同文本为正式合同文本，承办部门不得擅自改变。

第三十五条 各审核部门应分工协作，各负其责，及时审核合同及相关材料，共同维护学校权益。

第三十六条 重大合同和一般合同通过相应审批程序后，由承办部门报送校长办公室办理合同用印手续。

第三十七条 未经党委常委会或校长办公会同意，任何部门或人员不得以学校名义或以学校资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。

第三十八条 重大合同应由学校法定代表人签署或授权相应业务分管校领导签署。一般合同由授权相应业务分管校领导或承办部门负责人代表学校签署。合同承办部门应在《合同审批表》中注明将代表学校签署合同的签约人。

合同金额10万元以下的合同由承办部门负责人签约。

合同标的额10万元及以上、300万元以下的合同由分管业务校领导或承办部门负责人签约。

合同标的额300万元及以上的合同，由法定代表人(校长)签约或者学校书面授权分管业务校领导签约。

第三十九条 学校禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第四十条 解决争议的方法通常是，先协商，协商不成，则通过诉讼方式解决。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。一般不约定仲裁方式解决争议。特殊情况下合同约定仲裁条款的，应尽可能约定钦州市仲裁委员会仲裁。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。

第四十一条 合同约定的履行期限一般为三年，原则上不超过五年。承办部门原则上不能签订超过本部门主要负责人本届任期的合同。如确实因工作需要、国家法律法规另有规定等特殊情况，必须提交学校分管校领导及以上程序批准。

第四十二条 合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。合同有多页的，应加盖骑缝章，不得在空白文本上盖章。

第四十三条 学校公章或合同专用章由校长办公室统一管理，任何单位不得擅自刻制和使用。合同的签订一般应当先由对方签字盖章后，我方才能履行签约手续。

第四十四条  需要签订廉政合同的，应在签署主合同的同时按规定签订廉政合同。

第四十五条 未依本办法及学校相关制度规定办理合同订立审核手续的，印章管理部门不予办理签章。原则上，承办部门要在合同审批获得通过后的7个工作日内与合同相对方完成签约手续。

第六章 合同的履行、变更和解除

第四十六条 合同承办部门应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：

（一）合同签订的基础条件已经发生变化的。“基础条件”是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。

（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；

（三）对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；

（六）我方无法履行合同的；

（七）我方已经或将要发生违约行为的；

（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；

（九）发生不可抗力，明显影响合同履行的；

（十）合同履行发生其他争议的。

第四十七条  合同承办人应在发现履行异常情况后及时报告承办部门负责人。承办人在向对方当事人发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与法律顾问、法律事务办公室沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第四十八条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办人应及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。

对外享有的债权，合同承办人应定期催收，并保存相关的催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第四十九条  合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。

合同承办部门决定单方解除合同的，或决定起诉或提起仲裁的，应上报合同归口管理部门和学校法律事务办公室研究并出具意见。

第五十条 重大合同签约时的条件发生变化，或因其他原因导致继续履行合同将给学校造成损害的，合同承办部门应当及时上报合同归口管理部门和学校法律事务办公室研究并出具意见。

合同承办部门在收到对方要求变更或解除合同的书面或口头通知后，应当及时上报合同归口管理部门和学校法律事务办公室。学校法律事务办公室组织合同归口管理部门、承办部门研究，并采取相关措施。

第五十一条 未经合同归口管理部门授权同意，合同承办部门不得以任何方式向相对方作出放弃权利的意思表示。

第五十二条 学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。应签订书面合同而未签订、合同签批不完备、应当审计而未审计、未按合同条款履约以及其他有违财务付款审查制度的，财务部门有权拒绝付款，并及时向合同归口管理部门通报。

第七章 合同纠纷处理

第五十三条 承办部门是处理合同纠纷的第一责任单位，归口管理部门和学校法律事务办公室应当加强指导并积极协助。

第五十四条 因合同相对人的过错造成合同变更、解除的，应当按照法律法规及合同约定，要求对方承担相应的违约责任。

第五十五条 合同履行过程中出现下列情形，承办部门应当启动合同纠纷处理程序：

（一）发现合同显失公平或者对内容有重大误解，可能严重影响学校利益的；

（二）合同相对人有欺诈行为，损害学校利益的；

（三）合同相对人经营情况恶化，可能丧失履约能力的；

（四）合同相对人可能出现被撤销、吊销等导致其主体资格灭失或者重大变化的；

（五）合同相对人延迟履行、不履行、不完全履行或不正确履行合同义务的；

（六）发生其他导致合同不能履行、合同目的不能实现或者可能损害学校利益情形的。

第五十六条 发生合同纠纷后，承办部门应当与合同相对人积极协商，并保存好往来函件、会议记录、电话录音等材料。

能够协商一致的，应当将解决方案报合同归口管理部门审核后执行。其中，合同的纠纷解决方案应当经学校法律事务办公室审查、分管校领导审批同意后执行。不能协商一致的，应当采取仲裁、诉讼等法律途径妥善解决，切实维护学校合法权益。

第五十七条 涉及经费支出的合同纠纷发生以后，承办部门可以向学校财务部门报告并申请暂停、暂缓支付。

第八章 合同档案管理

第五十八条 合同承办部门应当建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料，并按年度向学校档案馆归档。

合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批表、与合同事项有关的批准文件、会议记录纪要、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第五十九条 合同承办部门应当建立合同台帐，对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号、合同当事人、合同履行节点、付款节点、履行情况、违约情况、争议处理、结案情况等进行记载和跟踪。

合同承办部门在本部门合同争议处理完毕后，应当按年度向学校法律事务办公室报送合同争议处理情况报告。

第六十条 合同归口管理部门应当妥善保管备案的合同及有关材料，应当定期向学校法律事务办公室报送合同备案情况，并按年度向学校档案馆归档。

第九章 监督检查与责任追究

第六十一条 学校建立健全合同管理年度报告和定期检查制度，将校属各单位、各部门的合同管理及履行情况，纳入学校年度考核以及各单位（部门）负责人经济责任审计范围。

第六十二条 合同归口管理部门应建立合同履行情况评估制度，对业务主管范围内的合同事务进行检查和监督，并按半年、年度向学校法律事务办公室提交本部门合同管理情况报告。

第六十三条 学校法律事务办公室定期组织学校合同管理检查工作，对合同归口管理部门和合同承办部门的管理情况进行监督评估，向学校报告。

第六十四条 有下列情形之一，造成严重后果的，由当事人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究其他责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）玩忽职守、滥用职权、疏忽大意、以权谋私、失职被骗、虚构事实、与他方串通，没有按本办法履行职责的；

（五）丢失或者擅自销毁、篡改、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）其他违反法律法规和学校规定的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第十章 其他

第六十五条 本办法由学校法律事务办公室负责解释。

第六十六条  本办法自发布之日起施行。

附件：1.北部湾大学合同审批签订流程

2.北部湾大学合同审批表

3.授权委托书

北部湾大学

2020年12月7日