北部湾大学会议管理规定

湾大发〔2019〕595号

2019年12月13日

第一章 总则

第一条 为规范管理学校的各类会议，提高工作效率，保证会议质量，根据有关文件精神，结合学校实际，特制定本规定。

第二章 会议的组织原则

第二条 规范。会议组织单位应提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议服务。尽量减少安排临时性会议，促进会议组织规范有序、管理科学。

第三条 精简。未经学校党委、行政批准，不得召开全校性大会和工作会议；严格控制各类纪念会、庆祝会、表彰会等；议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议应合并召开；前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不再召开协调会；能以文件、电话、网络平台形式部署工作的，原则上不再召开会议。学校年度工作会议及校内各部门各单位召开的全校性年度工作会议，原则上每年不超过1次；学校学期工作会议每学期不超过1次。

第四条 节俭。严格控制会议活动经费，厉行节约，反对铺张浪费，严禁以任何形式发放纪念品。各类会议原则上在校内召开，如确需在校外举行的，事前须经分管或联系校领导审批同意，报学校办公室备案，并从严控制会议经费。精简会议材料，除全校性大会外，其他会议一般不印发领导讲话稿、不发材料袋；不得在风景区、度假区开会，不得借召开会议之名大吃大喝和发放纪念品，不得组织消费娱乐、旅游观光和与会议无关的活动。会场的安排和布置要简洁大方、讲求实用、节约开支。校内人员会议不准使用瓶装水，严控使用横幅。需要申请专项经费的大型会议，由会议牵头单位按规定程序报批，做到专款专用。

第五条 高效。坚持开短会，讲短话，提高会议效率和质量。会议必须中心突出、主题鲜明，内容充实，并严格控制会议会期、规模。各类会议按照业务对口原则，只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加，不得随意提高出席人员规格和扩大出席对象范围；可由分管校领导出席的会议，不再邀请主要校领导出席；只需要1名校领导出席的会议，不得邀请多名校领导出席。简化会议议程，缩短会期，开短会，讲短话，除特殊情况外，全校性工作会议时间一般控制在2个小时之内；专题会、业务会议一般控制在1个半小时以内。

第三章 会议的分类及责任部门

第六条 学校党委全委会、党委常委（扩大）会、书记办公会、校长办公会，是学校党委、行政集体研究和决策学校重大事项的主要形式。按照学校相关议事制度执行，由学校党委办公室（校长办公室）负责会议筹备、组织协调及做好会务工作。

第七条 全校性大会是指党员代表大会、教职工代表大会、工会会员代表大会、学生代表大会、团员代表大会等按有关文件和规定召开，由大会会务工作组负责会议筹备、组织协调及做好会务工作，相关单位配合。

第八条 全校性工作会议是指年度（学期）工作、党风廉政建设工作、安全稳定工作、开学典礼、毕业典礼、军训工作、党建工作、宣传与思想政治工作、统战工作、教学工作、科研工作、人才工作、招生就业工作、学生工作、工会工作、共青团工作等事关全校性工作大局的会议。年度（学期）工作会议由学校办公室负责会议准备、组织协调及做好会务工作；其他全校性工作会议由相关职能部门负责会议准备、组织协调及做好会务工作，相关单位配合。

第九条 校领导召集的部门业务会议是指校领导就分管工作召开的会议，由业务归口部门负责会议准备、组织协调及做好会务工作，相关单位配合。

第十条 为解决各种问题而召开的现场办公会、专题会议，由校领导指定牵头部门负责会议准备、组织协调及做好会务工作，相关部门配合。

第十一条 职能部门召集的全校性会议，如：教学工作例会，学生工作例会、分团委工作例会、其他专项工作会议等，由相关职能部门负责会议准备、组织协调及做好会务工作，如需校领导出席，报学校办公室，呈校领导批示。

第十二条 各类委员会（领导小组）会议，是指学校正式发文成立的各类委员会或领导小组的负责人召集的会议，由其下设的办公室等管理机构负责会议准备、组织协调及做好会务工作，相关单位配合。例如教学工作指导委员会会议、学术委员会会议、学位委员会会议、学生工作委员会会议、财经委员会会议等。

第十三条 以学校名义承办的各类学术会议、培训会议，由业务牵头部门负责，并报校党委宣传部审核。国际性学术会议需报国际交流处审批备案，按国家有关规定执行。

第四章 会议审批

第十四条 学校各单位每年12月底将下一年必须召开的全校性会议、部门业务会议计划（含会议主题内容、时间、地点、参会人员、主持人等）报学校办公室汇总，提交学校党委、行政决定下一年须召开的全校性会议。

第十五条 校党委全委会、书记办公会、校长办公会按照学校有关议事规则执行。校党委常委（扩大）会、校长办公会原则上每两周召开1次。会议时间相对固定。

第十六条 校领导召集的部门业务会议由牵头单位提出，经分管校领导审核，向学校办公室报备。

第十七条 专题工作会议由牵头单位提出，并拟定方案、经分管校领导同意，如有必要提请主要校领导审批，向学校办公室报备。

第十八条 各类委员会（领导小组）会议由牵头单位提出，经主要校领导审查同意后，向学校办公室报备。

第十九条 职能部门召集的全校性会议，由牵头职能部门提出，经分管校领导批准，向学校办公室报备。

第二十条 以学校名义承办的各类会议由牵头单位提出拟定工作方案。一般性会议经分管校领导审核同意，向学校办公室报备；重要会议或大型活动由分管校领导审核后，报学校主要领导批示；超过一定规模的，按上级有关规定，向广西壮族自治区人民政府、自治区大型会议审批管理部门办理审批手续，如大型学术会议、校庆活动等。

第二十一条 以智库（科研机构）名义举办的各类论坛、研讨会、峰会等活动，严格遵守《中共中央宣传部关于进一步加强对论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理的意见》等文件要求 ，切实把好入口关、过程关、宣传关、处置关、问责关。强化质量意识，力戒形式主义和表面文章。未经批准，相关活动不得冠以“中国”“中华”“全国”“国家”“广西壮族自治区”“广西”“钦州市”“钦州”“北部湾大学”等字样；不组织、不举办、不参与营利性的智库培训、研修、交流活动，或为这些活动提供便利条件。

第二十二条 上级单位来校指导，各兄弟院校、企事业单位，社会团体来校交流等召开的座谈会，由学校领导审批后，指定相关单位负责接待，并做好会务工作。

第二十三条 各类会议安排都应由牵头单位于举办会议前一周星期四上午11点前经OA办公系统（行政办公）向学校办公室报备、申请本周的会议场所。要合理安排和使用会议场所，避免出现不必要的陪会现象。会议报备申请原则上须明确参会人员，可通过OA办公系统中列入个人日程安排。参会人员因事不能参会，依据工作替代关系，需提前安排好参会人员，并告知会议筹备组或会议组织单位。各类会议要避免出现让教师和学生调课参会的现象，如一定需要调课，则必须经过校长审批方可下发会议通知。

第二十四条 以学校名义召开的学校各类会议由学校办公室总体协调，统筹安排，统一管理。未经批准，任何部门和个人不得以学校名义召开相关业务会议。

第五章 会议准备与组织

第二十五条 学校所有会议的会议准备与组织工作由会议筹备组或会议组织单位负责。会议准备与组织实施主要包括会前准备、会中服务、会后工作。

第二十六条 学校召开的全校性会议，一般由主要校领导或相关校领导出席；职能部门承办的全校性会议，一般由分管校领导出席；主要校领导原则上不出席二级单位召开的工作会议和业务会议。

第二十七条 会前准备。主要包括拟定会议方案，确定会议主题、会议议程、日程、主持人、参会人员，落实会议地点，拟发会议通知，准备领导讲话、致辞、主持词，准备会议文件材料，布置会场，安排座次，落实工作人员等。会议的会议报告、领导讲话、领导致辞及主持词等材料，由会议组织单位根据会议内容和要求负责起草，经相关校领导审阅后，报学校办公室备案。

第二十八条 会场要求。参加会议人员应在会议召开规定时间提前10分钟到场签到，在指定位置就座，不得迟到、早退、不得随意走动；与会人员根据会议要求，穿着礼服、正装或整齐便装，保持仪容整洁；会议进行过程中，要保持会场安静，不得高声喧哗，手机应关闭或调至静音状态；与会人员如需发言，应举手并征得主持人的同意；会场注意保持会场清洁卫生，不乱扔杂物。会议组织单位要指定专人负责会议记录、录音等工作，需要宣传报道的，提前协调宣传部门做好宣传报道工作。

第二十九条 会场服务。所有会议开会前由会议组织部门负责组织提前签到。会议责任人须将人员签到情况及时报告会议主持人。会议组织部门须在现场指导参会人员就坐、做好会议设备操控、茶水服务等会务工作。

第三十条 会后工作。主要包括会议纪要的整理，会议事项督办落实，会议材料的整理归档，新闻稿整理审发，会场清理，会务工作总结等。一般性会议纪要，会后3个工作日内完成；特别紧急事项的会议纪要，必须在会后当天完成。

第三十一条 会议保障。学校的会议和活动须加强宣传报道、安全防范、后勤保障工作。学校重要会议和活动的宣传报道由党委宣传部负责，安全保卫与秩序维护由保卫处负责，供电供水、清洁卫生等后勤保障服务由后勤基建处、后勤服务集团负责，并做好相关服务工作。

第三十二条 会议保密。会议内容如有涉密，与会人员必须遵守有关保密法规，严格执行有关会议保密制度。

第三十三条 本规定由党委办公室（校长办公室）负责解释。

第三十四条 本规定自发布之日起施行。